《谈谈上行文的审核把关》

谈谈上行文的审核把关闫训立 （山东黄河河务局） [文摘]  本文分析了加强上行文审核把关的必要性，对文秘部门在上行文审核把关中应把握的重点进行了剖析，并提出了做好审核把关的具体措施。 [关键词]  公文  审核  把关 一、什么是上行文，上行文的用途 公文按其行文方向，可分为上行文、下行文和平行文。上行文指下级机关、组织向其所属的上级机关、组织行文，也可以是向有业务指导关系的上级部门行文，例如市级政府向具有领导关系的省级政府行文，省级政府工作部门向具有业务指导关系的工作部门行文都是上行文。 上行文的文种有3类：“请示”、“报告”、“意见”。 “请示”，适用于向上级机关请求指示、批准。“报告”，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 “意见”是2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）新增加的文种，作为上行文，适用于对重要问题提出见解和处理办法，供上级机关决策参考，也可以报请上级机关请求批准或批转。 二、对上行文审核把关的必要性 首先，省局领导同志对公文处理工作非常重视，多次作出重要批示，～年3月14日，袁崇仁局长在一份文件上批示“请办公室下决心抓一下公文的规范，避免出现差错”。4月23日，袁局长又批示“请办公室注意规范这方面的工作，要严格要求，经常指导”。7月30日，袁局长批示“在这方面要很好的把关，凡是不符行文规范的坚决退回”。省局领导在这样短的时间内3次对公文工作作出批示，足见对这项工作的重视。我们要认真学习领会，把领导的要求贯彻到公文审核把关工作中去。 其次，从公文的定义来看，公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务管理的重要工具。这个定义至少体现了公文2个鲜明的特点：一是具有法定效力，公文印发后，各级机关要认真学习并遵照执行。二是具有规范体式，包括纸张的规格，数字的写法、标点符点的用法都有严格的规定，必须正确使用。文稿审核是公文处理的一个重要环节，如果没有人来审核和把关，公文的质量是很难保证的。再者，向上级机关报送公文，更是一件非常严肃的工作。如果一份上行文陈述不清，请示事项不明确、具体，往往会给上级机关批准、答复带来一定难度。如果该用请示的用了报告，或者格式不规范，被上级机关作退文处理，既耽误了时间，更有可能误事，给工作带来一定程度上的被动。 再次，从各单位上报省局的文件看，还存在不少问题。比如有的文件不符合行文规则，有的文件不够规范，请示报告不分，报告中夹带请示事项，上报文件没标签发人等。有个别文件印制、装订不符合要求，甚至还有未加盖公章就报出的文件。综上所述，对上行文加强审核把关十分必要。 三、上行文审核把关中应注意的问题 《办法》第四章第二十七条规定：“公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。” 1、是否确需行文 向上级机关行文，一般有以下几种情况:一是工作中不能自行决定重大问题，需要上级机关批准的，如请求将河口模型建在东营市的请示；二是审批权限在上级机关需要上级机关审批的，如防洪工程建设初步设计、详细设计的批准，国有资产“非转经”手续等，都需要请求上级批准；三是例行的工作总结报告或领导安排上报的,前者如每年需要向上级报告防汛、防凌工作情况，后者如局领导研究决定上报的黄河三角洲考察报告、汶河流域考察报告等；四是上级有明确要求上报的，如～年全河工作会议上黄委李国英主任要求委属各单位上报创新体系意见；五是对工作中的重大问题提出见解和意见，供上级机关决策参考，对南水北调东线工程利用东平湖作调蓄水库的意见等。 无论何种情况的上行文，都要认真审核其有无必要行文，也就是说向上级行文的理由是否充分，不能来文即核，核后即报。凡上级有明确的规定不允许的，就没有必要再行文请示。比如，关于单位购置配备工作用车问题，什么级别的单位、领导配备什么标准的车辆，上级规定的比较明确具体，如超标准购置车辆，就不要行文请示了；再如省局有规定局领导一般不参加局属单位召开的专业性会议，那么市局召开有关会议也必要行文请省局领导参加。如果确需行文，还要考虑是书面行文还是采取其他方式，能用口头、电话、传真等解决问题的可不再行文。在这一点上审核人员要敢于负责，严格把住行文关。 2、行文方式是否妥当     （1）行文名义是否准确。一般情况下，对于一些全局性的重大问题，需以本单位的名义向上级机关行文，如向上级党委部门报送公文，需以本单位党组织的名义行文。对于请示上级机关主管部门职权范围内的具体问题，可以本单位部门的名义用便函直接报主管部门处理，但切不可用便函的形式直接向上级机关请示。 （2）文件形式是否妥当。一般上行文要用有红头、有发文字号和签发人、格式规范、齐全的正式文件。但在实际工作中往往有的单位不用正式文件，如向领导同志报告其交办事项用“呈阅件”、“参阅件”等，这种形式上级主管部门已多次要求禁用，应改用正式文件的形式。 3、是否符合行文规则     （1）不越级行文，不横向请示。上行文的主送单位必须是与制发机关有隶属关系的直接上级机关。虽是上级机关但不是直接隶属关系的不应直接请示、报告，否则即成为越级行文，上级机关对越级行文原则上不予受理。请求平行或不相隶属的职能部门审批其管辖范围内的事项，不应使用请示，正确的方法是使用“函”。例如黄河部门建设防汛指挥中心，其规划就需要地方规划部门批准，因河务部门与规划部门是不相隶属关系，应行函申请批准。 （2）不多头主送，不送领导同志个人。上行文主送机关一般只有一个，那就是制发机关的直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关行文，应分开报送较妥。如内容涉及的其他单位，通常采用抄送的形式。除特殊情况上行文一般不应直接送领导同志个人，更不能向有关领导多头分送。因为重要的事情领导们都要集体研究决定，送给领导同志个人，领导还是得交给秘书部

门办理，这样就为领导增加了不必要的麻烦。另外领导同志工作比较忙，事情比较多，文件送给个人，有时难免顾不看，这样岂不是“欲速而不达”。 （3）“请示”应当一文一事，如果一个请示件的内容涉及多个问题、多个部门，既增加办理的难度，也影响办理的效率。请示一文一事，可以使公文内容集中，篇幅简短，便于公文办理，有利于提高效率。如同时请示多件事，必须是同一个问题密切相关的几个方面，也必须是上级机关能一次给予批复和解决的；否则，有几个问题就要写几个请示。 4、是否符合拟制公文的有关要求 （1）选择和使用正确的文种，不可生造文种。但有的单位上报文件缺乏严肃认真的态度，不知道《办法》规定了什么文种，不了解上行文该用什么文种，而是像日常写应用文一样，竟然上报《关于解决燃油锅炉资金的申请》、《关于基建资金使用情况的说明》等，说明其上报文件没有文种的概念，生编硬造文种。 （2）文种不可混用，该用请示的不能用报告，报告中不可夹代请示事项，也不可夹代建议事项，报告作为阅件，夹代请示事项往往得不到及时答复，容易误事；报告夹代建议事项不符合新《办法》的规定，向上级提出建议和意见要用“意见”这个文种。意见也不能与请示相混，意见是建议上级办什么、怎么办，并提出具体方案，供上级决策参考或批转；请示要求上级给什么，并说明理由，陈述用途，请求上级批准或答复。 （3）请示的事项要明确具体。请示的的语言要简捷、明了、准确、具体，提出的请求要合情合理，有依有据，以便上级机关作出科学合理的决策。比如请示上级开展某项工程建设，就要简明扼要地将现状、存在的问题及进行建设的必要性和紧迫性说清楚，并详细提出明确具体的建设计划。如请求帮助解决所需资金，分项列出后要计算出总金额，给上级一个整体的概念。对请示的问题，如有不同的解决意见，要客观分析各自优缺点，提出明确的倾向性意见，便于领导决策参考。转报下级的请示，也要明确本单位的意见，不能将问题不负责任地上交。 （4）行文语气要得当。向上级机关汇报工作、报告情况，文风要平实，反映情况要客观，不可过多地堆砌修饰性用语。汇报工作不能只讲成绩，不说问题，有的虽然讲到了问题，但是蜻蜓点水，对问题有什么表现、程度如何、如何解决，没有深刻的分析。殊不知领导机关对工作中取得的经验、对全局有指导意义的典型很重视，但对于存在的问题特别是一些带有普遍性的问题、苗头性问题更加重视。因为只有发现问题、解决问题才能促进工作的开展。 5、公文格式是否符合《办法》的规定 （1）组成部分有无遗漏。公文常用的组成部分有发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关等十几项，上行文中经常有忘了署上签发人的，公文的签发是公文发生效力的标志，《办法》规定，上行文应当由单位主要负责人签发，也就是由单位的“一把手”签发。请示类公文要在附注处标识联系人，联系电话；有的请示件没有标识，或者是标识的位置不规范。此外，还有上报的文件忘记加盖印章的。这都是组成部分不全的问题。 （2）公文组成部分标识是否规范。这方面的内容较多，如引用公文，正确的方法是先引标题，后引发文字号，发文字号在标题后用圆括号括起来。不可只引标题，或只引发文字号。文件中经常出现的日期，应当写明具体的年、月、日，尽量少用“今年”、“明年 ”等词语, 年份要写完整 ,如:“XX年”,不可写成“01”年。文中结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。 “(一)”不加顿点或逗号,“1.”中使用圆点,不要写成顿号等等。 四、怎样做好上行文的审核把关 一是提高对文稿审核把关工作重要性的认识，进一步增强做好工作的责任感和自觉性。从大的方面讲，公文处理是为治黄中心服务的一项重要工作，这项工作的好坏，直接关系到水利部治水新思路、黄委重要工作部署的及时传达贯彻，直接影响到各项工作的开展与治黄事业的发展。从小的方面说，文件代表一个机关的形象，不仅反映机关的工作质量和效率，而且也反映出其工作人员的综合素质和政策水平。公文处理工作做得好，对于保证机关政令畅通、协调运转，推动机关工作规范化，促进机关工作上水平，也将起到积极的作用。从事文稿审核把关的同志一定要把这项工作提到与治黄中心密切相关的高度，我们进一步增强责任感、自觉性，不遗余力地去把工作干好。 二要加强政治业务素质的学习，树立创公文“精品”的意识。文稿审核把关是政策性、业务性都很强的工作，只有学好理论、掌握政策、熟悉业务，才能在审核把关中提出建设性的建议和意见。为此，要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和的重要思想，学习党的路线、方针、政策，不断提高政策水平和理论水平。要潜心学习、钻研《办法》和上级及本单位有关公文处理工作的规章制度，对文种的适用范围、行文规则、公文格式等相关的公文业务知识要有深刻的理解，做到入心入脑，了然在胸，运用自如。要干一行，爱一行，专一行，精一行，努力成为“办文专家”。要舍得在文件的审核把关上倾注心血，做到锲而不舍，精雕细刻，精益求精，努力创公文精品，出精品公文。 三是树立文秘部门审核把关的权威。在文稿的审核把关中要善于发现问题，提出问题，但解决问题要依靠业务部门。因为业务部门的干部是业务工作的内行，要虚心向他们请教，充分尊重他们的意见。但是必须认真贯彻执行《办法》和上级及本单位有关公文处理工作的规章制度，要坚持原则，做到该坚持的标准不能降低，该规范的格式不能迁就，该履行的程序不能简化，对收到的明显不符合拟文要求的文稿，要退回主办部门重新起草。同时，还要充分发挥在领导身边工作，了解的情况多的优势，学会站在全局的角度去思考问题、分析问题，修改文稿要努力争取充分体现领导的意图,这样审核修改的文稿才能让领导满意,让拟办部门佩服。文秘部门审核把关的权威性只有在坚持原则并发挥自身优势的基础上才能真正得到确立。 四是要有敬业、奉献、创新的精神。文稿审核把关工作量大，标准要求高，做好了领导很少表扬；把不住关出了问题，就要受批评。既然从事这项工作，就要严肃认真，一丝不苟，勤奋工作，把工作干好。要坚决摈弃那

种认为审核把关就是“管管标点符号的错误思想”，要把这项工作看成个人建功立业，施展才华的手段。审核把关工作非常辛苦、清苦，有时为改动一个字、一个标点符号都要斟酌半天，有些急文往往周未临下班才送来，加班加点也是常有的事，需要从事这项工作的人员发扬无私奉献的精神，任劳任怨，淡泊名利，耐得住寂寞，禁得起诱惑，在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。要有创新的精神和勇气，结合工作实际，多思考、多钻研、多探索改进工作的方法和措施，不断提高工作水平。   原文发表于<现代文秘>～年7期